Microsoft WordとExcelを使って年賀状の宛名印刷をやろう

年末が近づいてきましたね。
実はまだ年賀状の作成が終わっていない。いよいよ切羽詰ってきた。待った無しだ。

Yahoo!リサーチによると、もらってうれしくない年賀状のダントツナンバーワンは、コメントが書いてないやつだって。
凸版印刷のリサーチでも、セールスまがいのやつに続いて2位がコメ無しだって。

そーかそーか、オレは念入りにコメント書いてるから該当しないもんね。
(実はコメ無しもあったかもしれん・・・)

コメント書くのに時間を使うためにも、宛名や家族写真なんかは手早く済ませたいよね。

裏面の印刷はPhotoShopを駆使して作成。
やっぱ使い慣れているのが一番。(って、そんなに使い込んでいる訳ではないが)

問題は宛名書きだ。
この季節になると、筆まめやら筆王やらといったPCソフトがばか売れ。
だけどさ、そんなのに金を使うのはパソコンの使い手であるオレには我慢ならない。(って、そんなに詳しいわけじゃないけどさ)

ここ数年は、Microsoft WordとExcelを駆使して宛名印刷をやっている。
だけど、毎年やり方を忘れちゃうので、このブログにまとめておく事にする。慣れれば誰でも簡単にできるぞ!


前提は以下の通り。

・使用するソフトは、Microsoft Word 2000と、Microsoft Excel 2000。
・プリンタはキヤノンMP600。(たぶん他のプリンタでも似たようなものだと思うけどね)
・差出人の住所氏名は、表に印刷しない。オレはいつも裏に印刷しているため。
・WordとExcelの基本操作を理解している事。

あくまでもオレの備忘録なので、真似してやっても構わないけど失敗しても責任取れません。

そもそもWordにおける宛名印刷の作りは手抜きの感があるから、あんまり細かいスペックを求めちゃいけない。
とりあえず宛名が書ければいいのだ。

■Excelでの住所録作り
まずはExcelで住所録を作る。フォーマットは以下の通り。
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注意点を以下に記載する。
・使用する列は「氏名」「連名」「郵便番号」「住所_1」。年賀状フォームと連動しているため、この列タイトルはこの通りでなければならない。
・英数字はできるだけ半角を使用する。郵便番号は必ず半角でなければならない。
・余計な列を入れても構わない。オレは、ソート用にカタカナ氏名、出す出さないフラグ、来た来ないフラグなどを管理用に入れている。
・「連名」は残念ながらひとつだけ。性が同じ人を連盟する場合は名前だけ入れておくと良い。

出来上がったら場所はどこでもいいから保存しておく。

■Wordによるフォーム作成
以下の手順で進めるべし。

・Wordを起動し、メニューから[ツール]-[はがき宛名印刷]を選択し、はがき宛名印刷ウィザードを起動する。
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・どのはがきを使用するか聞いてくるので、「年賀/暑中見舞い」を選択し、「背景にはがきを表示する」にチェックする。
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・宛名の縦書き・横書きを聞いてくるので、迷わず横書きを選択する。縦書きを選択すると、住所の番地を縦にするのが面倒な気がするため。
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・宛名の書式を聞いてくるので、「様」を選び、フォントはお好みだがオレは「MS 明朝」を選択。「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェックは外す。
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・差出人情報の入力を促してくるので、チェックを外す。先に書いたように、オレは表面に差出人の住所氏名を印刷しないため。
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・差し込み印刷機能を使用して宛名を処理するか聞いてくるので、「既存の住所データファイルを差し込む」を選択する。
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「差し込み印刷機能っていきなり何だか分かんねえよ!」「オレは年賀状の宛名印刷したいだけなんだよ!」ってキレそうになるが、どうやら差し込み印刷ってExcelとかのデータをWord文書に反映する機能みたい。今回は、先に作成した住所録をWord文書に反映するのでこの機能を使ってるってこと。

・完了を押しておしまい。
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■住所録ファイルの紐付け
・完了を押したと思ったら、「データファイルを開く」というダイアログが開くはずだ。ここで先に作成した住所録ファイルを選択する。
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このダイアログがバグ臭がしてくせもの。マウスで操作できない場合もあるが、キーボードを駆使して何とか住所録を選択しよう。
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・そしたら「範囲名またはセル範囲」などという、訳の分からないダイアログが開く。よく分かんないけど「ワークシート全体」を選択すれば大丈夫。
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・そしたら「無効な差し込みフィールド」という更に訳の分からないダイアログが開く。これには「フィールドの削除」の連打で大丈夫だ。
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これは何かって言うと、先に作成した住所録に無い列名(フィールド)を年賀状フォームに紐付けようとして出るものだと思う。今回はそんなフィールドを印刷する気は無いのでいいのだ。

■年賀状フォームのレイアウト調整
・これでようやく年賀状フォームが表示され、年賀状には住所録で入力した最初の住所氏名が書いてあるはずだ。
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このまま印刷してもいいのだが、ちょっと待てよ・・・。「自転車 乗男」さんの宛名が変なとこで改行されている・・。どうやらこのWordの年賀状フォーム、4文字の名前にしか対応していないみたい。(本当かよ)

・仕方ないので、ちょっとだけフォームの公正をする。
一人目の宛名をマウスでクリックし、メニューから[書式]-[段落]を選択。[配置]を「右揃え」、[左のインデント幅]を「-0.5文字」にする。
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これで「自転車 乗男」さんの宛名が正常に表示された。
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ついでに、宛名のフォントサイズ(16ポイント)と「様」のフォントサイズ(18ポイント)を、16ポイントに統一しておく。

・3段目のツールバーが差し込み印刷のもの。
ここで、左右の三角矢印を押すと宛名が移動するので、全員の宛名が変なフォーマットになっていないか確認しておこう。特に字数の多い人はクセモノだぞ。
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それが終わったら、「紙→プリンタ」のアイコン(差し込み印刷)をクリックして印刷開始だ。

■印刷
・そしたら印刷のダイアログが開くので、はがき用紙を選択する。この辺はさすがに出来るでしょ。
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・プリントボタンを押す前に、給紙位置を確認。シートフィーダになっているかチェック。忘れがちだもんね。
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・もうひとつ、はがきのセット方向をチェック。MP600はこの方向だ。
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はがきは1枚50円。失敗するとショックなので、初めははがき大の紙でチェックしてみた方がいいと思うよ。その際には郵便番号の位置も確認しておこう。(Wordのはがき印刷フォームはぴったり合うように設計されているけどね。)

・プリントボタンを押すと、住所録に記載した住所氏名がはがきにつぎつぎ印刷されて出てくるはずだ。できたかな?
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こんな面倒な事はやりたくないって人は筆まめでも買ってちょうだい。

でもね、慣れるとあっという間にできるよ。
宛名書きなんて、誤字が無くて、郵便屋さんが読めれば多少適当でもいいじゃない。
頑張ってタダでやろうという人、この手順でよく分からなかった人はコメントで質問してもらえれば出来る限り回答するようにします。

年賀状で大切なのは手書きのコメントだよ!

この記事へのコメント

atmos
2008年12月31日 07:51
やっとたどり着けました♪
今年は一度お会いしただけでしたが、ものすごいオーラを感じ取りました♪
また来年もよろしくお願いします♪
自分はパソコンやっと買ったところなのでわけわかんないんですが、同じくワードを使って無料で年賀状作りました♪
裏は、1000円くらいでぷーさんのやつを買ってきて作りました♪
コメントを忘れずに!!っすね、もう出しちゃった・・・(笑)
ぬし
2009年01月02日 13:58
atmosさん、ようこそ。atmosさんこそブラウニー色に輝いていましたよ。
パソコン持っていないのにブログやってると聞いていましたが、ようやく購入されたんですね。買うや否や、難関であるWord宛名書きができるなんてすごいです。
今年もよろしくお願いします。
ka
2009年01月08日 13:19
私もワード使ってますよ。
「範囲名またはセル範囲」?
「無効な差し込みフィールド」?
見覚えがないなぁ・・・。(笑
ka
2009年01月08日 13:26
あ、わかった。Excelで住所録作ってるからだね。
Wordで宛名ウイザードに連動してるアドレス帳で作ってます。
1枚1枚確認しながら印刷出来るから便利っす。
Wordの表機能使ってるんでExcelのセルコピー出来るんじゃないかな?
ぬし
2009年01月13日 20:22
kaさんもWord派でしたか。
皆、筆王に走ってるかと思いきや、けっこうWordでやりくりしてる逞しい人は多いかも。
ちっとは人の役に立てばと思ったのですが、それならこんなにばか丁寧に書かなくても良かったかな。

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